Archivio email immutabile: cosa prova e cosa no
Quando un cliente dice «ve l’avevo mandato», serve ritrovare il messaggio e poter dire che è proprio quello arrivato, senza ritocchi. TMR1 conserva ogni email ricevuta nella sua forma originale, ne calcola un’impronta SHA-256 e non permette di modificarla né di cancellarla. Qui spieghiamo cosa vuol dire, cosa prova e cosa invece non sostituisce.
- Ogni email viene salvata intera, così come è arrivata, allegati compresi.
- L’impronta SHA-256 cambia completamente se cambia anche un solo carattere: è la prova che il messaggio non è stato toccato.
- L’archivio rifiuta modifiche e cancellazioni a livello di database, non solo nell’interfaccia.
- Non è la conservazione digitale a norma svolta da un conservatore: per i documenti che la richiedono serve quel servizio.
Cosa viene archiviato
Per ogni email che arriva nelle caselle collegate, TMR1 salva il messaggio originale completo: intestazioni, testo, allegati. Non una copia «ripulita», ma il file così come l’ha consegnato il server di posta. Per una PEC questo comprende la busta e le firme del gestore.
L'impronta SHA-256, in parole semplici
SHA-256 è una funzione standard che, da un file qualsiasi, calcola una stringa di 64 caratteri: la sua impronta. Ha due proprietà utili. La stessa email dà sempre la stessa impronta. E basta cambiare una virgola, una data o un allegato perché l’impronta diventi completamente diversa.
TMR1 calcola l’impronta al momento dell’archiviazione e la conserva insieme al messaggio. In qualsiasi momento si può ricalcolarla: se coincide, il messaggio è identico a quello archiviato.
Perché «immutabile»
Molti programmi permettono di cancellare un’email per errore, o di spostarla dove non la si trova più. Nell’archivio di TMR1 il database stesso rifiuta le modifiche e le cancellazioni dei messaggi archiviati: non è un’opzione dell’interfaccia che qualcuno può disattivare. Il lavoro sulle email (presa in carico, stato, note) è registrato a parte, senza toccare l’originale.
Cosa non sostituisce
L’archivio di TMR1 prova l’integrità dei messaggi dal momento in cui sono stati archiviati. Non è la conservazione digitale prevista dalle linee guida AgID, che è un processo con regole, responsabili e, spesso, un conservatore esterno. Per i documenti che la legge chiede di conservare a norma (per esempio le fatture elettroniche) continuate a usare il servizio di conservazione previsto.
Ritrovare un messaggio
La ricerca globale di TMR1 cerca in un solo campo tra clienti, pratiche, allegati ed email, comprese quelle in archivio. Ogni messaggio è collegato alla pratica in cui è stato lavorato, quindi si ritrova anche partendo dal cliente.
Domande frequenti
Posso cancellare un’email arrivata per errore?
Dall’archivio no: è la garanzia che nessuno possa far sparire un messaggio. Può essere esclusa dal lavoro, ma l’originale resta.
L’impronta SHA-256 ha valore legale?
Dimostra tecnicamente che il messaggio non è cambiato dal momento dell’archiviazione. Il valore in un giudizio lo valuta chi giudica; per la conservazione a norma serve il servizio previsto dalle linee guida AgID.
Dove sono conservati i messaggi?
Sul cloud dedicato in UE oppure sul server dello studio, con una copia cifrata ogni notte.
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Richiedi una demoFonti: NIST, FIPS 180-4 Secure Hash Standard · AgID, Linee guida sul documento informatico